Ny som generalsekreterare i en organisation i förändring

Att vara högsta tjänsteman medför stora utmaningar. Att vara det i en organisation med små kansliresurser med ett stor uppdrag, där många specialistkompetenser saknas har sina särskilda förutsättningar. Månadens gästblogg är skriven av Hanna Hult Rosén, generalsekreterare på RUM – Riksförbundet Unga Musikanter. Hon skriver i sitt inlägg om vikten av väl avvägda strategiska beslut som utgångspunkt för att kunna hålla fast vid organisationens syfte samt värdet av nätverk för att täcka upp när en själv inte sitter på all specialistkunskap.

2018 började med en omorganisation hos RUM. Bakgrunden till omorganisationen var en önskan att tydliggöra vårt fokus och sätta uppdraget i centrum. Vi ville skapa en hållbar organisation utifrån vårt syfte: ”Att samla och verka så att alla barn och unga som vill musicera får det”.

Nu har vi lyckats skapa en resurseffektiv och stark organisation genom att stärka kontakten och samhörigheten mellan ideella och anställda. Med det som bas kan vi tillsammans arbeta vidare med påverkan, projektbidrag etc. för att öka våra resurser och därigenom kunna skapa mer verksamhet, hjälpa ungdomarna att påverka kommunen så de får till gång till lokaler anpassade för konserter, rep och annan verksamhet.

Jag har arbetat inom organisationen med olika uppdrag sedan 2015 och haft mycket kontakt med föreningar och medlemmar. Så jag är bekant med organisationen men ny i rollen som generalsekreterare och med ansvaret för den operativa verksamheten. Jag ska nu jobba för att de stora visioner och drömmar som medlemmarna har ska bli verklighet, trots väldigt begränsade ekonomiska resurser. Med 40 000 medlemmar med unika idéer och önskningar, ett nationellt kansli med 3,5 heltidsanställda och pengar som vrids och vänds, hur gör en då?

För RUM har det varit avgörande att organisationen valt en förbundsstyrelse som har ett långsiktigt helhetstänk. Styrelsen har alltid pratat med personalen och tagit till sig att förslag och idéer från såväl personal som medlemmar. Resultatet av omorganisationen och förbundsstyrelsens strategiska beslut om att bättre använda de resurser som finns har lett till att förståelse mellan ideella och anställda ökat. Material som måste vara producerat i tid har blivit det och att alla har varit lite stoltare över sitt arbete. Det har gjort att vi med våra små resurser ändå har kunnat presterat som medlemmarna önskat på stämman. Såklart har det ibland skapat frustation längs vägen och vi har jobbat mycket med att skapa förståelse för våra olika förutsättningar. Vi påminner återkommande varandra om att de ideella gör sina insatser på sin fritid och personalen har inte möjlighet att finnas tillgänglig dygnet runt.

RUM:s verksamhet har traditionellt sett bedrivits på tre olika sätt: helt av ideella, helt av anställda eller som en mix av ideella och anställda. I den nya organisationen jobbar vi nästan enbart ideella och anställda tillsammans i olika projekt. Det upplägget är fantastiskt eftersom det möjliggör att vi tar vara på de olika styrkorna som vi har i våra olika roller, de ideella kan lägga fokus på att vara idésprutor och vi anställda kan vara bollplank, sammanfatta och producera det material som önskas.

Omorganisationen har lett till att antalet anställda är färre än tidigare eftersom vi gått från många deltidsanställda till att så långt som möjligt arbeta med heltidsanställda. Detta har skapat tydlighet för medlemmarna när de kan räkna med personal på kansliet. För mig som chef har det blivit lättare att arbeta med den psykosociala arbetsmiljön, nu kan jag till exempel samla personalen till möten utan att ägna flera timmar på att synka att alla personal kan vara på plats. Allt detta för att förbundsstyrelsen tog sitt strategiska ansvar och ställde sig frågan hur vi ska vara en hållbar organisation med fokus på uppdraget. Nu jobbar vi vidare med förhoppning att det stora strategiska arbetet som lett fram till denna organisationsförändring också skapar fler möjligheter för oss att utöka våra resurser.

Hur jag som chef ska hålla ihop det, med kvalitativa rekryteringar, växande organisation, leda med uppdraget i fokus det får jag lösa längs vägen. Det jag vet är att det inte skulle gå utan de fantastiska nätverk som finns inom både ungdomsrörelserna och civilsamhället i stort. Att veta att det runt omkring mig finns både små och stora organisationer som varje dag sitter med samma funderingar, problem och lösningar som jag gör, har skapat trygga forum där vi alla kan få input, tankeställare och råd.  För mig är det viktigt att jag vågar fråga och på så sätt bidra till en kultur där vi delar med oss av våra tankar och erfarenheter.

Att lita på mina nätverk var en avgörande faktor för att jag skulle våga ta klivet från en trygg uppgift in i en ny roll med en rad nya utmaningar. En viktig resurs för mig är Ideell Arenas nätverk Lilla kansliet, där alla deltagare står inför liknande utmaningar som kommer av att vara chef på ett litet kansli men med ett stort uppdrag, utan att ha en HR- eller kommunikationsavdelningen som stöd i ryggen. För visst är det tufft ibland, men så länge jag och andra vågar fråga om stöd och input så kommer vi tillsammans kunna hjälpa varandra att lära oss och utvecklas oavsett om vi har små eller stora resurser att tillgå.

Hanna Hult Rosén

Skrivet av Elin Sundling.