Bakgrund
Jag började hösten 2015 som kanslichef på SFS, Sveriges förenade studentkårer. Ordförande var också ny och vice ordförande var inne på sitt andra år. Bilden vi fick av verksamheten var att den var spretig och inte matchade vad organisationen borde jobba med.
Hur hade SFS hamnat där?
SFS hade förlorat fokus på organisationens huvudsakliga verksamhetsidé – att vara en spetsig påverkansorganisation och föra studenternas röst. Istället jagade organisationen externa projekt för att bredda verksamhetens finansiering, något som delvis bottnade i en oro kring statsbidraget och organisationens behov av att ha en ekonomisk beredskap för att kunna hantera plötsliga förändringar.
De externa projekten bidrog till att organisationens intäkter ökade och skapade möjligheter att anställa fler personer för att arbeta med projekten, men de tog också resurser ifrån de andra anställda som inte blev finansierade av projekten. Dessutom handlade projekten om politiska frågor som inte SFS årsmöte hade beslutat om. Vi insåg att vi hade en kärnverksamhet med små resurser och en projektverksamhet som inte befruktade kärnverksamheten och dessutom tog resurser i anspråk på kärnverksamhetens bekostnad.
Resan
Under 2015 påbörjades diskussionerna om att koncentrera verksamheten till kärnverksamheten. I samma veva togs initiativ till att skapa en ledningsgrupp, där ordförande, vice ordförande och kanslichef ingår. Syftet med att skapa ledningsgruppen var att få en plattform för att diskutera ledning och styrning utifrån ett strategiskt perspektiv. Åren som följde genomförde vi ett förändringsarbete med fokus på att hitta tillbaka till ett läge där vår kärnverksamhet var i fokus och det som var bärande för organisationen. Som en del av det valde vi att avsluta våra externa projekt för att till fullo kunna fokusera på att jobba med det syfte och den inriktning som organisationen gemensamt beslutat om.
Att göra så stora ingrepp i kansliorganisationen var turbulent och omvälvande. Den kärnverksamhet vi jobbade för att bevara tvingades ner på sparlåga under en period och även ekonomin fick en törn när vi tvingades betala tillbaka projektmedel till bidragsgivare. Men vi i ledningsgruppen var överens om att detta var rätt väg att gå och att det var en nödvändig resa för oss att göra. Vi backade upp varandra och i de beslut som vi fattade samt tog oss an utmaningarna tillsammans. Vi hade också fullt stöd och uppbackning från styrelsen genom hela processen.
Processen
En förutsättning för processen har varit viljan att för oss som ledningsgrupp tillsammans axla ledarskapet. För oss var det en självklarhet. Vi krokade armkrok i varandra, vi var beredda att ta ansvar för organisationens framtid. Nu kör vi!
Vi i ledningen har hela tiden tänkt process, delaktighet och samverkan med personalen. Vi har valt att göra om och att bygga nytt.
Vi insåg också att som liten organisation hade vi inte de ekonomiska resurserna att anlita konsulter, utan vi behövde lita på vår egen förmåga att se situationen och agera därefter. Vi satt på färjan till Almedalen och talade om att så här kan vi inte ha det, nu gör vi något åt det, samlat. Då växte idén fram om att omorganisera SFS vilket styrelsen ställde sig bakom och under hösten påbörjades arbetet. Kanslichefen ansvarade för att genomföra omorganisationen.
Vad det värt det?
Absolut, vi i ledningen hade en tydlig målbild om att det skulle bli bra. Vi i ledningsgruppen tillsammans med styrelse och kansli jobbade utifrån tanken att vi skulle skapa en hållbar organisation som främjar verksamhetsidén. Det är klart att det var smärtsamt och tungt när det innebar stora organisatoriska förändringar som hade bäring på både ekonomi och personal. Det krävdes mod och en oerhörd arbetsinsats av alla men också förmågan att leda och styra samt hålla fokus genom hela processen. Att vi stöttade varandra gjorde resan möjlig.
Utmaningen idag
I all verksamhet så finns det alltid en pendlingsrörelse, från en spretig verksamhet till fokusering på kärnverksamhet, mycket beroende på det rådande ledarskapet. Vi i ledningen på SFS tror på att koncentrera verksamheten till kärnverksamheten, det vill säga att SFS ska vara en spetsig påverkansorganisation. Vi ska vara den samlade studentrösten i Sverige. Tillsammans blir vi starka!
Nu är utmaningen för oss att vara i kärnverksamheten och utveckla den och inte flyga iväg åt olika håll, bara för att det finns projektmedel att söka. Det handlar om att vara trogen uppdraget. I korridoren talar vi numera om att vi ska vara den bästa påverkansorganisationen och hur vi tar oss dit.