Du kan alltid komma i kontakt med Ideell Arena genom att kontakta oss på info@ideellarena.se. Ideell Arena respekterar din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter. Våra vägledande principer är enkla. Vi kommer att vara öppna med vilka data vi samlar in och varför.
Sammanfattning av tillfällen då Ideell Arena registrerar personuppgifter:
a) Om du, din arbetsgivare eller organisation du förtroendevald i delar dina personuppgifter med oss.
b) Om du kontaktar oss via e-post, vår webbplats eller social media.
c) Om du anmäler dig till något av våra nyhetsbrev.
d) Om du anmäler dig till någon av våra mötesplatser eller utvecklingsprogram
Beroende på vilken relation du har till Ideell Arena görs olika behandlingar av dina personuppgifter. Ideell Arena behandlar främst men inte uteslutande personuppgifter relaterade till din yrkesroll eller roll som förtroendevald. Nedan hittar du information om hur just dina uppgifter behandlas.
1) Anställd / förtroendevald på en av Ideell Arenas partnerorganisationer
2) Deltagare på Ideell Arenas utvecklingsprogram, nätverk och mötesplatser
3) Privatperson / övrig
4) Prenumerant på Ideell Arenas nyhetsbrev
5) Deltagare i undersökningspanel
1) Anställd / förtroendevald på en av Ideell Arenas partnerorganisationer.
Ideell Arena är ett partnerskap av organisationer i civilsamhället. Partnerskap i Ideell Arena är frivilligt och det är även lämnandet av dina personuppgifter av din organisation. Dock behöver Ideell Arena vissa personuppgifter om dig för att kunna administrera din organisations partnerskap och bidra med god service.
Som anställd/ förtroendevald på en partnerorganisation kommer dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är namn, telefonnummer, e-postadress, befattning, organisation, tidigare organisationskopplingar och historik av deltagande i mötesplatser och utvecklingsprogram. Den personuppgiftsbehandling som utförs stödjer sig på den rättsliga grunden intresseavvägning då den är nödvändig för att Ideell Arena ska kunna fullfölja sina åtagande gentemot partnerorganisationer och därmed har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifterna för nedan angivna ändamål.
Ändamål
Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att upprätthålla en god registervård, att sköta partneradministrationen, skicka ut nyheter, partnerinformation, befattningsspecifik information, utvärderingar, undersökningar och marknadsföring. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för statistiska ändamål. Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i Ideell Arenas IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som Ideell Arena samarbetar med för nödvändig administrativ behandling för Ideell Arenas räkning. Vi kan exempelvis lämna ut ditt namn och e-postadress till vår ekonomibyrå för framställande och utskick av fakturor. Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi säkerhet och sekretess.
Personuppgifterna kommer utöver detta inte att överföras till tredje part. Ideell Arena säljer eller sprider aldrig vidare personuppgifter från våra register.
Lagringstid
Ideell Arena behandlar dina personuppgifter så länge du är anställd /förtroendevald på en organisation som är medlem hos oss samt 12 månader efter att besked om avslutad tjänst / engagemang inkommit. Om vi inom 12 månader ej fått besked om ny anställning /engagemang på annan partnerorganisation eller för Ideell Arena relevant organisation raderas dina personuppgifter. Ideell Arena kommer då endast att fortsätta lagra dem om det följer någon sådan skyldighet av lag.
2) Deltagare på Ideell Arenas utvecklingsprogram, nätverk och mötesplatser.
Som deltagare på Ideell Arenas utvecklingsprogram, nätverk och mötesplatser kommer dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är namn, telefonnummer, e-postadress, befattning, organisationskoppling, tillgänglighetsbehov samt allergi eller särskild kost. Vi kan även komma att ta foton och/eller filma i samband med våra utvecklingsprogram, nätverk och mötesplatser. Den personuppgiftsbehandling som utförs stödjer sig på den rättsliga grunden intresseavvägning då den är nödvändig för genomförandet av utvecklingsprogrammet och mötesplatsen och för att Ideell Arena har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifterna för nedan angivna ändamål.
Om du även är anställd eller förtroendevald engagerad i en partnerorganisation kommer dina personuppgifter att sparas enligt ramen för ” Anställd / förtroendevald på en av Ideell Arenas partnerorganisationer” som du kan läsa om ovan.
Ändamål
Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att upprätthålla en god registervård, att sköta administrationen för utvecklingsprogram, nätverk och mötesplatser inklusive beställningar och dokumentation, att genomföra utvärderingar och undersökningar, att ta fram statistik samt att kommunicera med våra partners, t ex via våra digitala kanaler/sociala medier. När Ideell Arena använder dina personuppgifter i form av foto eller film (t ex livesändningar av mötesplatser) kommer du att informeras om detta i inbjudan till mötesplatsen och på själva mötesplatsen. Vid porträttfotografering eller liknande kommer du att få ge ditt samtycke innan Ideell Arena använder dina personuppgifter.
Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i Ideell Arenas IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som Ideell Arena samarbetar med för nödvändig behandling för Ideell Arenas räkning. Vi kan exempelvis lämna ut ditt namn och e-postadress till vår ekonomibyrå för framställande och utskick av fakturor. Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi säkerhet och sekretess.
Personuppgifterna kommer utöver detta inte att överföras till tredje part. Ideell Arena säljer eller sprider aldrig vidare personuppgifter från våra register.
Lagringstid
Ideell Arena behandlar dina personuppgifter före, under och efter utvecklingsprogrammet och mötesplatsen. Om Ideell Arena efter detta vill fortsätta att spara uppgifter för statistiska ändamål skall dessa anonymiseras. Efter max 12 månader raderas persondata som ej är fortsatt relevant för andra ändamål än deltagandet (såsom t ex matallergier).
Persondata som är relevant för Anställd / förtroendevald på en av Ideell Arenas partnerorganisationer (personkategori 1) såsom befattning, mailadress, organisationskoppling och deltagande i mötesplatsen överförs till personprofil och lagras enligt samma princip som för övriga personuppgifter för denna kategori och raderas senast 12 månader efter information kommit Ideell Arena tillhanda om avslutad anställning/uppdrag.
3) Privatperson / övrig
Ideell Arena är en partnerskapsorganisation för civilsamhällesorganisationer vilket gör att vi främst hanterar personuppgifter som rör en persons yrkesroll eller roll som förtroendevald. Det händer dock att vi får in frågor från privatpersoner via e-post, webbformulär och telefon. Vid dessa tillfällen får vi också tillgång till vissa personuppgifter. Nedan finner du information om hur dessa hanteras.
Som privatperson kommer dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är då namn, telefonnummer och e-postadress. Den personuppgiftsbehandling som utförs stödjer sig på den rättsliga grunden intresseavvägning då den är nödvändig för att kunna besvara dina frågor och återkoppla till dig med relevant information.
Ändamål
Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är besvara frågor, återkoppla på kommentarer samt på andra sätt bistå i din kontakt med Ideell Arena. Dina personuppgifter kan komma att behandlas i Ideell Arenas IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som Ideell Arena samarbetar med för nödvändig behandling för Ideell Arenas räkning. Vi kan exempelvis lämna ut ditt namn och e-postadress till våra externa experter för att kunna hjälpa dig i olika frågor. Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi säkerhet och sekretess.
Personuppgifterna kommer utöver detta inte att överföras till tredje part. Ideell Arena säljer eller sprider aldrig vidare personuppgifter från våra register.
Lagringstid
Ideell Arena behandlar dina personuppgifter så länge ditt ärende hos oss pågår samt upp till 12 månader efter avslutat ärende. Ideell Arena kommer då endast att fortsätta lagra personuppgifter om det följer någon sådan skyldighet av lag.
4) Prenumerant på Ideell Arenas nyhetsbrev
Som prenumerant på Ideell Arenas nyhetsbrev kommer dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är namn och e-postadress. Den personuppgiftsbehandling som utförs stödjer sig på avtal som rättslig grund då den är nödvändig för fullföljandet av avtal mellan dig som prenumerant och Ideell Arena och/eller på grunden att Ideell Arena har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifterna för nedan angivna ändamål.
Ändamål
Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att skicka ut nyhetsbrev som du antingen själv anmält dig som prenumerant på eller som du får i egenskap av din yrkesroll. Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i Ideell Arenas IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som Ideell Arena samarbetar med för nödvändig behandling för Ideell Arenas räkning. Vi kan exempelvis lämna ut ditt namn och e-postadress till tjänster som administrerar nyhetsbrevsutskick. Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi säkerhet och sekretess.
Personuppgifterna kommer utöver detta inte att överföras till tredje part. Ideell Arena säljer eller sprider aldrig vidare personuppgifter från våra register.
Lagringstid
Ideell Arena behandlar dina personuppgifter så länge är anmäld som mottagare av nyhetsbrevet. Du kan när som helst avsäga dig utskicken.
5) Deltagare i undersökningspanel
Ideell Arena driver en undersökningspanel med ledare i civilsamhället. Syftet med undersökningspanelen är att fördjupa kunskapen om ledarskap i civilsamhället genom återkommande rapporter och akademisk forskning. Resultaten presenteras i form av sammanställningar på gruppnivå och det framgår aldrig vad någon enskild individ har svarat på enkäterna. Utöver dina kontaktuppgifter behandlar vi de uppgifter du själv lämnar till oss i form av enkätsvar som exempelvis dina åsikter, bedömningar och din bakgrund. Svar från tidigare undersökningar kan komma att kombineras med svar från senare undersökningar för att kunna följa förändringar över tid.
Deltagande i undersökningspanelen och i alla dess undersökningar är helt frivilligt och ditt deltagande kan när som helst avbrytas. I varje e-postutskick med en ny undersökning ingår en länk du kan använda för att avanmäla dig och du kan även avanmäla dig genom att höra av dig till Ideell Arena på info@ideellarena.se. När du är avanmäld kommer du inte att kontaktas igen med de kontaktuppgifter du hade angett. Det kan dock ta upp till ett par veckor innan våra databaser är uppdaterade och din avanmälan har gått igenom, det kan därför ibland hända att du hinner få ytterligare något utskick eller någon påminnelse efter din avanmälan.
Endast ett fåtal anställda som arbetar med panelen hos Ideell Arena har tillgång till kontaktuppgifterna för att hantera e-postutskick. Denna information skyddas så att obehöriga inte kan ta del av den. När enkätsvar analyseras kodas de så att varje svarande tilldelas ett löpnummer/ID-nummer, så kallad pseudonymisering. När enkätsvaren laddas ned från en undersökning särskiljs e-postadresserna och andra kontaktuppgifter som kan identifiera dig från svaren direkt och ersätts med detta ID-nummer för den vidare databehandlingen.
Den personuppgiftsbehandling som utförs stödjer sig på samtycke som rättslig grund. Samtycke till behandlingen lämnas från dig till Ideell Arena i samband med att du anmäler dig till undersökningspanelen.
Ändamål
Ändamålet för att behandla dina personuppgifter inom ramen för undersökningspanelen är att återkommande kunna ta fram rapporter om civilsamhällets organisationer och dess ledare. Dina personuppgifter kommer behandlas i ett för ändamålet separat IT-system. Dina personuppgifter kommer därför att kunna lämnas ut till leverantören IT-system med vilka Ideell Arena har ett Personuppgiftsbiträdesavtal.
Personuppgifterna kommer utöver detta inte att överföras till tredje part. Ideell Arena säljer eller sprider aldrig vidare personuppgifter från våra register.
Lagringstid
Ideell Arena kommer lagra dina personuppgifter så länge de bidrar till att uppfylla panelens syfte. Ideell Arena kommer dock på begäran att radera dina kontaktuppgifter så att inga tidigare lämnade enkätsvar längre går att spåra till dina kontaktuppgifter. Du har även när som helst rätt att begära att uppgifter om dig raderas samt att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
Dina rättigheter
Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Det betyder att du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen. Du har även rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och begära att få personuppgifter flyttade från vårt system till en annan aktör, s.k. dataportabilitet.
En begäran om något av det nämnda kan skickas till info@ideellarena.se. Du har också rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten med eventuella klagomål om du är missnöjd med personuppgiftsbehandlingen, men vi hoppas såklart att du i första hand vänder dig till oss för frågor och begäranden kring vår personuppgiftsbehandling.
Genom att godkänna Ideell Arenas villkor bekräftar du att du mottagit denna information om personuppgiftsbehandling.
Om du inte önskar få kommunikation från oss kan du när som helst kontakta oss på info@ideellarena.se och begära att vi stoppar utskicken.
